1. Fuhrparkmanagement ist kein statisches Zahlenwerk mehr
Moderne Fuhrparks sind dynamisch:
- Fahrzeuge wechseln häufiger
- Fahrer ändern sich
- Leasing-, Wartungs- und Schadenprozesse laufen parallel
- Daten kommen aus vielen Quellen (Tankkarten, Leasing, Werkstätten, Telematik)
Excel ist jedoch:
- statisch
- manuell
- nicht echtzeitfähig
Ein Fuhrpark ist heute ein laufender Prozess – keine Tabelle.
2. Fehlende Aktualität = falsche Entscheidungen
Ein klassisches Excel-Problem:
„Die Liste stimmt – zumindest vom letzten Monat.“
Doch Entscheidungen werden heute getroffen:
- Leasing verlängern oder tauschen?
- Fahrzeugkosten bewerten
- Schadenkosten einordnen
- Budgets planen
Ohne Echtzeitdaten entsteht:
- verzögerte Reaktion
- falsche Kostenbewertung
- operative Blindflüge
3. Hohe Fehleranfälligkeit & fehlende Transparenz
Excel kennt keine:
- Plausibilitätsprüfungen
- automatischen Abgleiche
- Datenvalidierungen über Systeme hinweg
Typische Folgen:
- doppelte Fahrzeuge
- veraltete Kilometerstände
- falsche Laufzeiten
- inkonsistente Kosten
Je größer der Fuhrpark, desto größer das Risiko.
4. Rechtliche Risiken werden unterschätzt
Fuhrparkmanagement bedeutet Verantwortung:
- Halterhaftung
- Führerscheinkontrollen
- UVV
- Dokumentationspflichten
Excel:
- erinnert nicht
- dokumentiert nicht revisionssicher
- protokolliert keine Historien sauber
Im Ernstfall reicht „wir hatten eine Excel-Liste“ nicht aus.
5. Excel skaliert nicht – weder organisatorisch noch strategisch
Was bei 10 Fahrzeugen noch funktioniert, scheitert bei 30, 50 oder 100:
- mehrere Excel-Versionen
- unterschiedliche Bearbeitungsstände
- Wissen hängt an einzelnen Personen
Das Ergebnis:
- Abhängigkeiten
- Intransparenz
- Chaos statt Kontrolle
6. Was Unternehmen stattdessen brauchen
Die Alternative ist keine komplizierte IT, sondern:
- eine zentrale Fuhrparksoftware
- automatisierte Datenübernahme
- klare Prozesse
- transparente Kosten
- eine einzige, verlässliche Datenquelle
Software ersetzt Excel nicht nur – sie schafft Entscheidungsfähigkeit.
