Warum ist das ein Problem?

Ein Leasingvertrag basiert auf Annahmen:

• Wie lange wird das Fahrzeug genutzt?
• Wie viele Kilometer fährt es pro Jahr?
• Welche Nutzung ist realistisch?
  
  

Diese Annahmen sind bei Vertragsabschluss oft sinnvoll. Das Problem: Im Alltag ergeben sich oft Änderungen.

Beispiele aus typischen Fuhrparks:

• Ein Außendienstgebiet wird erweitert → das Fahrzeug fährt plötzlich 8.000 km/Jahr mehr.
• Ein Mitarbeiter wechselt intern → das Fahrzeug wird weniger genutzt.
• Homeoffice-Anteile steigen → Fahrleistung sinkt dauerhaft.
• Ein Fahrzeug wird im Team geteilt → Kilometer steigen unbemerkt.

 

Zwei Szenarien – beide sind teuer

1) Das Fahrzeug fährt deutlich mehr als vereinbart

Wenn die Kilometerleistung deutlich über dem Vertrag liegt, drohen:

• Nachzahlungen bei Leasingrückgabe
• zusätzliche Abnutzung (Reifen, Wartung, Schäden)

In der Praxis wird dieses Risiko häufig unterschätzt, weil es erst am Ende sichtbar wird.

2) Das Fahrzeug fährt deutlich weniger als vereinbart

Klingt zunächst gut – ist es aber selten. Denn: Wer weniger fährt als kalkuliert, bezahlt häufig trotzdem eine Rate, die auf einer höheren Laufleistung basiert.

Das bedeutet:

• zu hohe Leasingrate
• zu teure Fahrzeugkonfiguration (für eine Nutzung, die es nicht gibt)
• ineffiziente Fuhrparkplanung

 

Warum passiert das so häufig im Mittelstand?

In vielen mittelständischen Unternehmen ist Fuhrparkmanagement kein eigener Bereich. Es wird „mitgemacht“ – oft von Assistenz, Verwaltung, Einkauf, HR oder der Geschäftsführung.

Das führt dazu, dass Fuhrparkverwaltung zwar funktioniert, aber Fuhrparksteuerung nicht stattfindet.

 

 

Die größte Falle: Es fehlt der regelmäßige Abgleich

Der Kernfehler ist fast immer derselbe: Kilometerstände werden nicht regelmäßig mit den Vertragsdaten abgeglichen.

Viele Fuhrparks merken erst am Ende:

• „Oh, wir sind 25.000 km drüber.“
• „Oh, wir haben 18.000 km zu wenig gefahren.“

Und dann ist es zu spät, um sinnvoll gegenzusteuern.

 

 

Was gutes Fuhrparkmanagement an dieser Stelle anders macht

Professionelles Fuhrparkmanagement bedeutet nicht, jeden Tag „am Fuhrpark zu arbeiten“. Es bedeutet, die richtigen Hebel in einem klaren Rhythmus zu prüfen.

Ein funktionierender Prozess umfasst:

• Kilometerstand-Erfassung (monatlich oder quartalsweise)
• Soll-/Ist-Vergleich zur Vertragslaufleistung
• Frühwarnsystem (z. B. ab 15–20 % Abweichung)
• Entscheidung: Vertrag anpassen, Fahrzeug tauschen oder Nutzung ändern

 

 

Wie Fuhrparksoftware hier konkret hilft

Eine moderne Fuhrparksoftware macht diesen Abgleich nicht nur einfacher – sie macht ihn überhaupt erst zuverlässig.

Typische Funktionen:

• Zentrale Vertragsverwaltung (Laufzeit, Rate, Kilometer, Rückgabedatum)
• automatische Erinnerungen für Kilometerupdates
• Auswertungen über die gesamte Flotte
• Warnhinweise bei Abweichungen
• bessere Planbarkeit für Folgeausschreibungen

 

 

Quick Wins: Was Unternehmen sofort umsetzen können

• Kilometerstand-Routine einführen (monatlich oder quartalsweise – aber verbindlich)
• Verträge zentral sammeln (nicht verteilt in Ordnern, Mails und Excel-Listen)
• Abweichungen priorisieren (10–20 % Abweichung ist ein klarer Alarm)
• Rückgabe nicht erst 4 Wochen vorher planen (6–12 Monate vorher ist ideal)

 

 

Fazit: Kilometerabweichungen sind kein Detail – sie sind Fuhrpark-Kosten

Wenn Kilometer und Leasingvertrag nicht zusammenpassen, wird es fast immer teuer. Entweder in Form von Nachzahlungen oder in Form dauerhaft zu hoher Raten.

Unternehmen, die ihre Flotte wirklich steuern wollen, brauchen Transparenz, einen festen Prozess und idealerweise eine Fuhrparksoftware, die die Daten sauber zusammenführt.

Denn im Fuhrpark gilt: Wer zu spät merkt, zahlt doppelt.